Prinsip, struktur, Jenis, dan macam-macam Laporan

Pengertian laporan

 

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
   
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

B. Jenis Laporan

Laporan dapat digolongkan menurut :

1. Maksud pelaporan

• Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
• Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
• Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
• Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
• Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2. Bentuk Laporan

• Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
• Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
• Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
• Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
• Laporan berbentuk formulir.
• Laporan berbentuk buku.

3. Waktu Penyampaian

• Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
• Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.   

Sistematika laporan 

Laporan ilmiah dapat berbentuk naskah atau buku karena berisi hal-hal yang terperinci berkaitandengan data-data yang akurat dan lengkap.Laporan ilmiah atau laporan formal terdiri atas:1.bagian awal, terdiri atas :a.halaman judul:judul, maksud, tujuan penulisan, identitas penuli, intansi asal, kota penyusunan,dan tahun.b. halaman pengesahan (jika perlu)c. halaman motto/semboyan(jika perlu)d. halaman persembahan (jika perlu)e. prakataf.daftar isig.daftar tableh. daftar grafiki. daftar gambar  j.abstrak: uraian singkat tentang isi laporan2. bagian isia.bab I pendahuluan berisi tentang(1) latar belakang(2)identitas masalah(3) pembatasan masalah(4)rumusan masalah(5) tujuan dan manfaatb. bab II: kajian pustakac. Bab III:metoded. bab IV:pembahasane. bab V: penutup3. bagian akhir a. daftar pustakab.daftar lampiranc. indeks : daftar istilah

     

Jenis-jenis                                                  laporan

a. Laporan Program Kerja 

b. Laporan Ilmiah 

c. Laporan  pertanggung  jawaban

 

Tujuan Laporan 

Laporan adalah satu bentuk penyataan yang logikal dan tersusun. Ianya mengandungi bahagian-bahagian, tajuk-tajuk dan subtajuk-subtajuk. Sebab-sebab laporan ditulis; 

• Mengenalpasti masalah 
• Memberikan maklumat dan fakta 
• Mencadangkan penyelesaian 
• Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan 
• Membuat kesimpulan 
• Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti 
• Membuat rekod sesuatu peristiwa 
• Menganalisi aktiviti perniagaan
•  Mensintesis sesuatu pelan tindakan 
• Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll. 

 Laporan boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal 

 

Struktur laporan

Laporan disusun sebagai berikut:

Bab Satu memperkenalkan struktur MSR dan memberikan landasan yang bersifat konteks dan sejarah untuk laporan didasarkan.

Bab Dua memberikan rangkuman tentang kerangka analitis dan metodologi MSR.

Bab Tiga memberikan rangkuman tentang demografi kelompok-kelompok yang terkena dampak konflik, termasuk karakteristik mereka, estimasi jumlah total, dan diskusi tentang dampak konflik pada sub-populasi tertentu.

Bab Empat dilanjutkan dengan penilaian biaya total konflik, yang difokuskan pada kerusakan pada infrastruktur dan aset-aset produktif dan kerugian lainnya; kerusakan dan kehancuran rumah dan insfrastruktur produktif; kerusakan pada infrastruktur dan aset sosial (misalnya; sekolah, layanan kesehatan, tempat-tempat ibadah); dan kerusakan pada gedung-gedung dan fasilitas pemerintah setempat.

Bab Lima membahas inventarisasi bantuan reintegrasi dan bantuan pembangunan perdamaian selama ini, termasuk dukungan dan program-program badan pemerintah maupun internasional, dan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan tentang estimasi kebutuhan-kebutuhan pendanaan yang berlaku untuk merenovasi dan mengganti struktur-struktur dan aset-aset ini dan untuk mendukung upaya-upaya rekonstruksi dan rehabilitasi pada komunitas-komunitas yang terkena dampak konflik.

Bab Enam menjelaskan tentang persoalan-persoalan ekonomi dan mata pencaharian  yang berkaitan dengan konsolidasi perdamaian. Bab ini dimulai dengan pembahasan tentang bantuan yang diberikan kepada berbagai kelompok yang terkena dampak konflik dan dampaknya terhadap pemulihan ekonomi pada periode pascakonflik; menjelaskan situasi terkini kelompok-kelompok terkena dampak konflik (dalam hal pekerjaan, pendapatan dan pemulihan aset); dan selanjutnya memberikan tinjauan tentang ekonomi Aceh, membahas kemiskinan dan tren pertumbuhan di era pascakonflik, pekerjaan dan pasar kerja, dan iklim investasi

Bab Tujuh membahas faktor-faktor sosial-politik penting yang berkaitan dengan konsolidasi perdamaian. Bab ini dimulai dengan tinjauan konflik dan kekerasan di Aceh sejak penandatanganan Nota Kesepahaman pada 2005, yang diikuti dengan penilaian reintegrasi para mantan kombatan, tahanan yang telah mendapat amnesti dan para pengungsi yang telah kembali (returnees) ke dalam masyarakat. Fokusnya kemudian beralih ke persoalan-persoalan kohesi sosial, keterlibatan dan partisipasi di tingkat komunitas. Pembahasan bergeser ke persoalan-persoalan yang lebih luas yang dapat mempengaruhi proses perdamaian. Termasuk pemilihan umum dan politik elektoral, sisa struktur-struktur organisasi, dan budaya dari pemberontakan, gerakan-gerakan pemisahan di dalam provinsi, dan ketegangan-ketegangan yang belum terpecahkan mengenai redaksi kata dan pelaksanaan UUPA 2006.

Bab Delapan membahas lembaga-lembaga di tingkat provinsi dan lokal, serta struktur-struktur kelembagaan nasional yang diterapkan untuk menangani reintegrasi dan proses pembangunan perdamaian. Bab ini mencakup pertimbangan terhadap arus pendapatan pasca-MoU dan tinjauan tentang langkah-langkah yang dilakukan untuk menangani lonjakan anggaran pemerintah. Peranan badan-badan internasional dan para pemimpin Aceh serta lembaga-lembaga Aceh di dalam proses reintegrasi dan pembangunan perdamaian juga dibahas.

Bab Sembilan menyediakan ringkasan tentang temuan-temuan dan kesimpulan-kesimpulan MSR, dan memberikan sejumlah rekomendasi  untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan serta memperkuat dan memperdalam proses pembangunan perdamaian di Aceh.